El módulo de Contabilidad de la aplicación móvil de POS Tienda te permite llevar el control financiero de tu negocio desde tu celular: registra los gastos que realizas, define tipos de gasto e impuestos, administra tus clientes y sus créditos, y consulta informes clave sobre tu operación.
En esta guía aprenderás, paso a paso, cómo usar cada una de estas funciones.
Todas estas opciones están disponibles ingresando a Contabilidad desde el menú principal de la app.
Gestión de gastos
Los gastos te permiten registrar cualquier salida de dinero relacionada con tu negocio (pago a proveedores, servicios, insumos, etc.). Desde la app puedes crear, editar y eliminar los gastos que necesites.
Para acceder a esta sección, ve a Contabilidad → Gastos.
Cómo crear un gasto
Dentro de Gastos, da clic en el botón Nuevo.
Se abrirá un formulario donde debes diligenciar los siguientes campos:
Campo | Descripción | ¿Obligatorio? |
Fecha | Día en que se registra el gasto. | Sí |
Tipo de gasto | Se selecciona de una lista desplegable; debe existir previamente (ver Tipos de gasto). | Sí |
Proveedor | Proveedor asociado al gasto, si ya está creado en el sistema. | No |
Número de la factura | Soporte o comprobante del gasto, si lo tienes. | No |
Forma de pago | Método con el que se pagó el gasto. | Sí |
Concepto de gasto | Motivo o descripción del pago. | Sí |
Subtotal | Valor del gasto sin impuestos. | Sí |
Impuestos | Valor de los impuestos generados por el gasto. | No |
Sale de caja | Actívala si el dinero sale directamente de la caja registradora. | No |
Importante: Si activas la opción Sale de caja, el sistema te pedirá indicar de qué caja saldrá el dinero. Ten en cuenta que este valor se restará automáticamente de la base inicial, las ventas y las propinas del día.
Da clic en Guardar cambios para finalizar.
Cómo editar un gasto
Ve a Contabilidad → Gastos.
Ubica el gasto que deseas modificar y da clic en el ícono del lápiz
.
Se abrirá la información del gasto para que hagas los ajustes necesarios.
Nota: Los campos Fecha y Subtotal no se pueden modificar una vez creado el gasto.
Da clic en Guardar cambios para conservar la edición.
Cómo eliminar un gasto
Ve a Contabilidad → Gastos.
Ubica el gasto que deseas eliminar y da clic en el ícono de la papelera
.
Confirma la acción dando clic en Sí, eliminar!.
Advertencia: Esta acción no se puede deshacer. Verifica que estás eliminando el gasto correcto antes de confirmar.
Tipos de gasto
Los tipos de gasto son categorías que te ayudan a clasificar y organizar los gastos de tu negocio (por ejemplo: servicios públicos, arriendo, insumos, etc.). Debes crearlos antes de poder asignarlos a un gasto.
Para acceder, ve a Contabilidad → Tipos de gasto.
Cómo crear un tipo de gasto
Da clic en el botón Nuevo.
Escribe el nombre del tipo de gasto que quieres crear.
Da clic en Guardar cambios.
Cómo editar un tipo de gasto
Ubica el tipo de gasto que deseas modificar.
Da clic en Editar
.
Actualiza el nombre según lo necesites.
Da clic en Guardar cambios.
Cómo eliminar un tipo de gasto
Ubica el tipo de gasto que deseas eliminar.
Da clic en el ícono de la papelera
.
Confirma dando clic en Sí, eliminar!.
Tip: Antes de eliminar un tipo de gasto, verifica que no esté siendo usado en gastos activos, ya que esto podría afectar la trazabilidad de tus reportes.
Impuestos
Desde esta sección puedes crear y eliminar los impuestos que aplican a los gastos de tu negocio.
Para acceder, ve a Contabilidad → Impuestos.
Cómo crear un impuesto
Da clic en el botón Nuevo.
Selecciona el tipo de impuesto que deseas crear desde la lista desplegable.
En el campo Concepto, selecciona la tarifa correspondiente al impuesto.
Da clic en Crear impuesto para finalizar.
Cómo eliminar un impuesto
Ubica el impuesto que deseas eliminar.
Da clic en el ícono de la papelera
.
Confirma dando clic en Sí, eliminar!.
Gestión de clientes
El módulo de clientes te permite mantener organizada la información de las personas o empresas que compran en tu negocio, lo cual es clave para gestionar créditos y fidelización.
Para acceder, ve a Contabilidad → Clientes.
Cómo crear un cliente
Da clic en el botón Nuevo.
Diligencia los campos requeridos del formulario.
Nota: Los campos marcados con asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento.
Da clic en Guardar cambios.
Cómo editar un cliente
Ve a Contabilidad → Clientes.
Ubica el cliente que deseas modificar y da clic en Editar
.
Actualiza los datos que necesites.
Da clic en Guardar cambios.
Cómo eliminar un cliente
Ve a Contabilidad → Clientes.
Ubica el cliente y da clic en el ícono de la papelera
.
Confirma dando clic en Sí, eliminar!.
Créditos a clientes
Esta sección te permite consultar y gestionar el pago de las facturas generadas a crédito en tu negocio.
Para acceder, ve a Contabilidad → Créditos a clientes.
Cómo consultar facturas a crédito
Al ingresar, podrás ver todas las facturas a crédito pendientes de pago.
Usa los parámetros de consulta disponibles para filtrar la información según tus necesidades.
Tip: Si quieres ver también las facturas que ya fueron pagadas, activa el botón Mostrar pagadas.
Cómo registrar el pago de una factura a crédito
Ubica la factura que deseas pagar y da clic en Pagar.
Elige el tipo de pago que vas a registrar:
Pago parcial: genera un abono a la factura.
Selecciona la forma de pago.
Ingresa el valor a abonar.
Da clic en Aplicar abono.
Pago total: salda por completo la factura.
Selecciona la forma de pago.
Da clic en Pago total.
Informes
El módulo de Informes te permite consultar toda la información financiera y comercial de tu negocio. Para acceder, ve a Contabilidad → Informes, donde encontrarás:
Ventas por documentos
Ventas por categorías
Ventas por productos
Compras de inventario
Gastos
Utilidad de productos
En cada uno de estos informes puedes hacer la consulta filtrando por un rango de fechas específico, según lo que necesites analizar.
Tip: Consultar estos informes de forma periódica te ayuda a identificar tendencias de venta, controlar tus gastos y tomar mejores decisiones para tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar la fecha o el subtotal de un gasto ya creado?
No. Una vez creado el gasto, estos dos campos no se pueden editar. Si te equivocaste, deberás eliminar el gasto y crear uno nuevo con la información correcta.
¿Es obligatorio asociar un proveedor a un gasto?
No, el campo Proveedor es opcional. Solo lo puedes seleccionar si ya está previamente creado en el sistema.
¿Qué pasa si activo la opción "Sale de caja" al crear un gasto?
El sistema descuenta automáticamente el valor del gasto de la base inicial de caja, más las ventas y propinas del día, y te pedirá indicar desde cuál caja se hace el descuento.
¿Puedo eliminar un tipo de gasto o un impuesto que ya está en uso?
El sistema te permitirá eliminarlo, pero se recomienda verificar previamente que no esté asociado a registros activos para no afectar tus reportes.
¿Cómo sé si una factura a crédito ya fue pagada?
Activa el botón Mostrar pagadas dentro de Créditos a clientes para visualizar las facturas que ya fueron saldadas.
¿Puedo hacer un abono parcial a una factura a crédito?
Sí. Al dar clic en Pagar, elige la opción Pago parcial, indica la forma de pago y el valor a abonar, y finaliza dando clic en Aplicar abono.
Solución de problemas
Problema | Posible causa | Solución |
No puedo seleccionar un tipo de gasto al crear un gasto. | El tipo de gasto no ha sido creado previamente. | Ve a Contabilidad → Tipos de gasto y crea el tipo de gasto antes de registrar el gasto. |
No aparece el proveedor que quiero asociar al gasto. | El proveedor no está creado en el sistema. | Crea primero el proveedor en el módulo correspondiente y luego regresa a registrar el gasto. |
No puedo editar la fecha o el subtotal de un gasto. | Estos campos son de solo lectura después de la creación. | Elimina el gasto y créalo nuevamente con los datos correctos. |
No veo las facturas ya pagadas en Créditos a clientes. | El filtro de facturas pagadas está desactivado. | Activa el botón Mostrar pagadas para visualizarlas. |
No encuentro un impuesto o tipo de gasto que eliminé por error. | La eliminación es permanente y no tiene función de recuperación. | Vuelve a crear el registro con la misma información desde cero. |