En esta guía aprenderás a registrar, modificar y eliminar los gastos de tu negocio dentro de Loggro POS Tienda. Llevar un control claro de tus gastos te ayuda a tener una contabilidad ordenada y a tomar mejores decisiones financieras para tu negocio.
¿Qué es un gasto en POS Tienda?
Un gasto es cualquier salida de dinero relacionada con la operación de tu negocio (por ejemplo, pago a proveedores, servicios públicos o compras menores). Registrarlos correctamente te permite tener reportes contables precisos y actualizados en todo momento.
Antes de empezar: asegúrate de tener creados previamente los tipos de gasto y, si aplica, los proveedores que vas a usar. Esto agilizará el registro y evitará inconsistencias en tus reportes.
Cómo crear un nuevo gasto
Sigue estos pasos para registrar un gasto en el sistema:
Ingresa al módulo Contabilidad → Gastos.
Haz clic en el botón Nuevo.
El sistema abrirá una ventana donde deberás diligenciar los siguientes campos:
Campo | Descripción | ¿Obligatorio? |
Fecha | Día en que se registra el gasto | Sí |
Tipo de gasto | Se selecciona desde el menú desplegable (debe estar previamente creado) | Sí |
Proveedor | Se selecciona desde el menú desplegable (debe estar previamente creado) | No |
Número de la factura | Soporte con el que se generó el gasto, si lo tienes | No |
Forma de pago | Indica cómo se pagó el gasto | Sí |
Concepto de gasto | Motivo o razón del pago | Sí |
Subtotal | Valor del gasto sin impuestos | Sí |
Impuestos | Valor generado por impuestos en el gasto | No |
Sale de caja | Actívalo si el pago del gasto sale directamente de la caja | No |
Importante: si activas la opción Sale de caja, el sistema restará automáticamente ese valor de la base inicial más las ventas del día. Actívala únicamente si el dinero realmente salió de la caja registradora.
Cuando termines de diligenciar los campos, haz clic en Guardar cambios.
¡Listo! Tu gasto quedará registrado en el sistema.
Exportar o imprimir tu listado de gastos
En la parte inferior izquierda de la ventana de Gastos encontrarás opciones para:
Imprimir el listado completo de gastos.
Exportar a Excel el listado para análisis externo o entrega a tu contador.
Cómo editar un gasto
Si necesitas corregir o actualizar la información de un gasto ya registrado, sigue estos pasos:
Ingresa a Contabilidad → Gastos.
Ubica el gasto que deseas modificar en el listado.
Haz clic en el ícono de lápiz
ubicado junto al gasto.
Se abrirá una ventana con la información actual del gasto. Realiza los ajustes necesarios.
Haz clic en Guardar cambios para confirmar la edición.
Ten en cuenta: los campos Fecha y Subtotal no se pueden modificar una vez creado el gasto. Si necesitas corregir alguno de estos dos datos, deberás eliminar el gasto y crear uno nuevo con la información correcta.
Cómo eliminar un gasto
Ingresa a Contabilidad → Gastos.
Ubica el gasto que deseas eliminar en el listado.
Haz clic en el ícono de papelera
.
El sistema mostrará un mensaje de confirmación.
Haz clic en Sí, eliminar! para confirmar.
Advertencia: esta acción no se puede revertir. Una vez eliminado, el gasto y toda su información no podrán recuperarse. Verifica bien antes de confirmar la eliminación.
Solución de problemas comunes
Problema | Posible causa | Solución |
No aparece el tipo de gasto que necesito | El tipo de gasto no ha sido creado previamente | Crea el tipo de gasto correspondiente antes de registrar el movimiento |
No aparece el proveedor que necesito | El proveedor no ha sido creado previamente | Crea el proveedor antes de registrar el gasto, o deja el campo vacío si no aplica |
No puedo cambiar la fecha o el subtotal de un gasto | Estos campos no son editables después de crear el gasto | Elimina el gasto y créalo nuevamente con los datos correctos |
El valor de mi caja no cuadra | Se activó (o no) por error la opción Sale de caja | Revisa el gasto y confirma si el pago realmente salió de caja; edítalo si es necesario |
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio registrar un proveedor en cada gasto? No. El campo Proveedor es opcional. Solo debes diligenciarlo si el gasto está asociado a un proveedor previamente creado en el sistema.
¿Qué pasa si activo la opción "Sale de caja" por error? El sistema restará el valor del gasto de tu base de caja del día. Si te equivocaste, puedes editar el gasto y desactivar la opción, siempre que el campo no dependa de datos no editables como fecha o subtotal.
¿Puedo recuperar un gasto que eliminé por error? No. La eliminación de un gasto es permanente y no existe forma de recuperar la información una vez confirmada.
¿Dónde puedo ver el historial completo de gastos? En el módulo Contabilidad → Gastos encontrarás el listado completo, con opción de imprimir o exportar a Excel.