Si tu negocio maneja una base de datos amplia de clientes, ya sean personas naturales o empresas, no necesitas crearlos uno por uno dentro del sistema. Loggro POS Tienda te permite hacer una importación masiva de clientes usando una plantilla de Excel, lo que te ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores de digitación.
En esta guía aprenderás paso a paso cómo descargar la plantilla correcta, diligenciarla según el tipo de cliente (persona o empresa) y cargarla en el sistema para completar la importación con éxito.
¿Qué vas a aprender en este artículo?
Cómo acceder al módulo de importación de clientes.
Cómo diligenciar la plantilla para clientes tipo Persona.
Cómo diligenciar la plantilla para clientes tipo Empresa.
Cómo cargar el archivo y confirmar que la importación fue exitosa.
Errores comunes y cómo solucionarlos.
Tip: Antes de empezar, ten a la mano la información de tus clientes (documento de identidad, datos de contacto, ubicación, etc.) para agilizar el diligenciamiento de la plantilla.
Requisitos previos
Antes de iniciar la importación, asegúrate de contar con lo siguiente:
Acceso al módulo de Contabilidad dentro de Loggro POS Tienda.
Permisos de usuario habilitados para gestionar clientes.
Un archivo de Excel (la plantilla oficial que descargarás desde el sistema, no un archivo propio).
Definir si vas a importar clientes tipo Persona, clientes tipo Empresa, o ambos (recuerda que cada tipo usa una plantilla diferente).
Si cuentas con una gran cantidad de clientes, con ayuda de una plantilla de Excel puedes importarlos en tu sistema de Loggro POS Tienda
Ingreso al módulo de importación de clientes
Dentro de Loggro POS Tienda, dirígete al menú Contabilidad.
Selecciona la opción Clientes.
Haz clic en el botón Importar.
El sistema abrirá una nueva ventana donde encontrarás dos opciones según el tipo de cliente que quieras cargar:
Tipo Persona
Tipo Empresa
A continuación, te explicamos cómo diligenciar cada plantilla según el tipo de cliente que selecciones.
Importación clientes Tipo Persona
Paso 1: Descarga la plantilla de clientes tipo Persona
Haz clic en Importar.
El sistema te mostrará dos opciones; selecciona aquí en el enunciado "Puede descargar la plantilla de clientes tipo personas".
Se descargará un archivo de Excel en tu computador.
Paso 2: Diligencia la plantilla
Abre el archivo descargado y completa la información de tus clientes. Ten en cuenta que algunos campos están marcados con un asterisco (*), lo que indica que son de diligenciamiento obligatorio.
Campos obligatorios:
Campo | Descripción |
Nombre (*) | Nombre del cliente. |
Apellido (*) | Apellido del cliente. |
Número de documento (*) | Ingresa el número de identificación del cliente. |
Campos recomendados (no obligatorios, pero importantes):
Tipo de documento: selecciona la opción correspondiente con ayuda del menú desplegable.
Responsabilidades fiscales: selecciona la opción adecuada con ayuda del menú desplegable.
Campos opcionales:
E-mail
Teléfono
Dirección
País
Departamento o Estado
Ciudad
Notas
Tip: Aunque estos campos no son obligatorios, diligenciarlos te permitirá tener una base de datos de clientes más completa para futuras gestiones comerciales o de facturación.
Paso 3: Carga el archivo en el sistema
Una vez completada la plantilla, guarda los cambios en tu computador.
Regresa a Loggro POS Tienda, al módulo de importación.
Haz clic en Seleccionar archivo y elige la plantilla que acabas de diligenciar.
Haz clic en Guardar cambios.
Paso 4: Confirma la importación
Al guardar los cambios, el sistema te mostrará un mensaje de confirmación indicando que la importación se realizó correctamente. Además, recibirás un correo electrónico de confirmación con el estado del proceso.
Importación de clientes Tipo Empresa
Esta opción aplica cuando tus clientes son personas jurídicas (empresas).
Paso 1: Descarga la plantilla de clientes tipo Empresa
Haz clic en Importar.
El sistema te mostrará dos opciones; selecciona aquí en el enunciado "Puede descargar la plantilla de clientes tipo empresas".
Se descargará el archivo de Excel correspondiente.
Paso 2: Diligencia la plantilla
Al igual que en la plantilla de personas, encontrarás campos marcados con asterisco (*), los cuales son obligatorios.
Campos obligatorios:
Campo | Descripción |
Responsable de IVA | Ingresa Sí o No. Recuerda escribir siempre la primera letra en mayúscula. |
Responsabilidad Fiscal (*) | Selecciona la opción con ayuda del menú desplegable. |
Tipo de Documento (*) | Selecciona la opción correspondiente en el menú desplegable. |
Número de Documento (*) | Ingresa el NIT del cliente sin el dígito de verificación. |
Código de Verificación (*) | Ingresa el dígito de verificación del NIT en esta columna aparte. |
Razón Social (*) | Ingresa el nombre legal de la empresa. |
Importante: El NIT y su dígito de verificación van en columnas separadas. Si los ingresas juntos en el campo de Número de Documento, la importación podría generar un error o registrar el dato incorrectamente.
Campos opcionales:
E-mail
Teléfono
Dirección
País
Departamento o Estado
Ciudad
Datos de contacto (opcional): Si deseas registrar una persona de contacto dentro de la empresa, puedes diligenciar las columnas:
Nombre de Contacto
Apellido de Contacto
Teléfono de Contacto
Correo electrónico de Contacto
Paso 3: Carga el archivo en el sistema
Una vez completada la plantilla, guarda los cambios.
Regresa a Loggro POS Tienda, al módulo de importación.
Haz clic en Seleccionar archivo y elige la plantilla diligenciada.
Activa la casilla de verificación "Son Clientes Tipo Empresa". Este paso es clave: si no la activas, el sistema podría interpretar el archivo como una plantilla de personas.
Haz clic en Guardar cambios.
Paso 4: Confirma la importación
El sistema mostrará un mensaje de confirmación indicando que la importación fue exitosa, y recibirás un correo electrónico con el estado del proceso.
Comparativo rápido: Plantilla Persona vs. Plantilla Empresa
| Tipo Persona | Tipo Empresa |
Campos obligatorios |
Nombre, Apellido |
|
Identificación |
Número de documento (opcional) |
|
Datos de contacto adicionales | No aplica | Sí, se puede registrar una persona de contacto |
Casilla especial al cargar | No requiere | Debes activar "Son Clientes Tipo Empresa" |
Solución de problemas frecuentes
Problema | Posible causa | Solución |
El sistema no permite importar el archivo | Falta diligenciar un campo obligatorio marcado con asterisco (*) | Revisa que todos los campos obligatorios estén completos antes de subir el archivo. |
El NIT se registra incorrecto | El dígito de verificación se ingresó junto al número de documento | Verifica que el NIT y el dígito de verificación estén en columnas separadas. |
El sistema importa los clientes empresa como personas | No se activó la casilla "Son Clientes Tipo Empresa" | Antes de guardar cambios, asegúrate de marcar esta casilla. |
No llega el correo de confirmación | Puede tardar unos minutos, o el correo registrado no es el correcto | Espera unos minutos y revisa la bandeja de spam; verifica el correo asociado a tu cuenta. |
El campo "Responsable de IVA" no se guarda bien | Se escribió en minúscula o con un valor distinto a "Si"/"No" | Escribe el valor exactamente como Si o No, con la primera letra en mayúscula. |
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar clientes tipo Persona y tipo Empresa al mismo tiempo? No. Cada tipo de cliente utiliza una plantilla distinta, por lo que debes realizar la importación por separado para cada tipo.
¿Qué pasa si dejo campos opcionales vacíos? La importación se realizará sin problema, ya que solo los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Sin embargo, se recomienda diligenciar la mayor cantidad de información posible para tener un mejor control de tus clientes.
¿Cómo sé si la importación fue exitosa? El sistema te mostrará un mensaje de confirmación inmediatamente después de guardar los cambios, y además recibirás un correo electrónico con el estado del proceso.
¿Puedo editar la plantilla ya descargada y reutilizarla varias veces? Sí, puedes conservar la plantilla y actualizarla cada vez que necesites importar nuevos clientes, siempre que mantengas la estructura original de las columnas.
¿Qué hago si el correo de confirmación indica que hubo errores en la importación? Revisa el detalle del correo para identificar qué registros presentaron inconvenientes, corrige la información directamente en la plantilla y vuelve a cargar el archivo.