¿Qué aprenderás en este artículo? En esta guía aprenderás a registrar múltiples proveedores al mismo tiempo en el sistema, utilizando una plantilla de Excel. Este proceso te ahorrará tiempo si necesitas ingresar un gran número de proveedores de una sola vez.
¿Cuándo usar este proceso?
Este método es ideal cuando necesitas registrar dos o más proveedores simultáneamente y quieres evitar el ingreso manual uno por uno. En lugar de crear cada proveedor de forma individual, puedes completar un archivo de Excel con todos los datos y subirlo al sistema en un solo paso.
Requisitos previos
Antes de comenzar, asegúrate de contar con:
Acceso al módulo de Productos → Inventario → Proveedores dentro del sistema.
Los datos de tus proveedores disponibles (nombre, documento, correo, teléfono y dirección).
Microsoft Excel u otra aplicación compatible para editar archivos
.xlsx.
Paso 1: Accede al módulo de Proveedores y descarga la plantilla
En el menú principal del sistema, navega a Productos → Inventario → Proveedores.
Una vez dentro de la ventana de Proveedores, haz clic en el botón Importar.
Descarga la plantilla de importación que el sistema te ofrece.
El archivo descargado estará en formato Excel (.xlsx) y contiene una hoja llamada "Base de datos de Proveedores".
Paso 2: Diligencia la plantilla con los datos de tus proveedores
Abre el archivo descargado en Excel. Encontrarás una serie de columnas que debes completar con la información de cada proveedor. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios y deben estar diligenciados para que el registro sea exitoso.
A continuación te explicamos cada campo:
Campo | ¿Es obligatorio? | Descripción |
Nombre* | Sí | Nombre completo del proveedor (persona o empresa). |
Nombre Comercial | No | Nombre del negocio o establecimiento del proveedor, si aplica. |
Documento* | Sí | Número de identificación del proveedor (NIT, cédula, etc.). |
Email* | Sí | Correo electrónico de contacto del proveedor. |
Teléfono* | Sí | Número de contacto. Puede ser celular o teléfono fijo. |
Dirección* | Sí | Dirección física del proveedor. |
Página Web | No | Sitio web del proveedor, si cuenta con uno. |
Contacto | No | Nombre u otra información de la persona de contacto. Acepta letras y números. |
Notas | No | Comentarios adicionales o información relevante sobre el proveedor. |
Recomendaciones al diligenciar la plantilla
No modifiques los encabezados de las columnas, ya que el sistema los utiliza para identificar los datos.
Asegúrate de que cada proveedor ocupe una sola fila.
Revisa que los campos obligatorios estén completos en todas las filas antes de guardar.
Guarda el archivo en formato Excel (.xlsx) antes de continuar.
Paso 3: Sube el archivo al sistema
Una vez que la plantilla esté lista, sigue estos pasos para cargar el archivo:
Regresa a la ventana de Proveedores en el sistema.
Haz clic en el botón Importar.
Haz clic en Seleccionar archivo. Se abrirá una ventana del explorador de archivos en tu computador.
Busca y selecciona el archivo de Excel que diligenciaste.
Haz clic en Abrir. Verás que el nombre del archivo aparece al lado derecho del botón Seleccionar archivo, confirmando que fue cargado correctamente.
Para finalizar, haz clic en Guardar Cambios.
¿Cómo sé si el proceso fue exitoso?
Después de hacer clic en Guardar Cambios, el sistema te dará retroalimentación de dos formas:
Mensaje en pantalla: Verás una notificación en la parte superior derecha confirmando que el archivo fue recibido exitosamente.
Correo electrónico: Una vez que los proveedores sean creados en el sistema, recibirás un correo de confirmación.
Solución de problemas: ¿Qué hacer si hay errores?
Si algún proveedor no pudo ser creado por datos incorrectos o faltantes, recibirás un correo electrónico indicando cuáles fueron los inconvenientes encontrados para cada registro.
Pasos a seguir si recibes un correo de errores:
Abre el correo y revisa los proveedores con inconvenientes.
Vuelve a tu plantilla de Excel y corrige los datos señalados (campo vacío, formato incorrecto, dato duplicado, etc.).
Repite el Paso 3 para cargar el archivo corregido.
¿Necesitas más ayuda? Si tienes dudas adicionales sobre este proceso, comunícate con el equipo de soporte a través de los canales habilitados en tu plataforma.