En este artículo aprenderás: a registrar nuevos clientes en el sistema, actualizar su información cuando cambie algo y eliminar los registros que ya no necesites, todo desde el módulo de Contabilidad.
Tener tu base de clientes organizada y actualizada te permite agilizar la facturación, llevar un mejor control de tus ventas y ofrecer una atención más personalizada. A continuación te explicamos, paso a paso, cómo hacerlo.
¿Dónde se gestionan los clientes?
Todas las acciones sobre clientes (crear, editar y eliminar) se realizan desde la misma ruta dentro del sistema: Contabilidad → Clientes.
Ten esta ruta presente, ya que la usarás en los tres procesos que veremos a continuación.
Paso 1: Cómo crear un nuevo cliente
Sigue estos pasos para registrar un cliente nuevo en tu sistema:
Ingresa al módulo Contabilidad → Clientes.
Haz clic en el botón Nuevo.
Se abrirá una ventana con un formulario. Completa los campos solicitados con la información del cliente (nombre, identificación, datos de contacto, entre otros).
Importante: los campos marcados con un asterisco (*) son de diligenciamiento obligatorio. Si no los completas, el sistema no te permitirá guardar el registro.
Verifica que toda la información esté correcta.
Haz clic en Guardar cambios para finalizar la creación.
¡Listo! Tu nuevo cliente quedará disponible en el sistema para que puedas asociarlo a tus ventas y facturas.
Paso 2: Cómo editar un cliente existente
Si necesitas actualizar los datos de un cliente (por ejemplo, un cambio de dirección, teléfono o correo electrónico), sigue estos pasos:
Ingresa al módulo Contabilidad → Clientes.
En esta ventana verás el listado completo de todos los clientes registrados en el sistema.
Ubica el cliente que deseas modificar y haz clic en el botón Editar.
El sistema mostrará la información actual del cliente. Ahí podrás modificar los datos que necesites actualizar.
Una vez realizados los cambios, haz clic en Guardar cambios para que la información quede actualizada.
Tip: te recomendamos revisar periódicamente los datos de tus clientes frecuentes para asegurarte de que la información de contacto y facturación esté siempre al día.
Paso 3: Cómo eliminar un cliente
Si un cliente ya no es relevante para tu negocio, puedes eliminarlo del sistema siguiendo estos pasos:
Ingresa al módulo Contabilidad → Clientes.
Visualiza el listado de clientes creados y ubica el que deseas eliminar.
Haz clic en el botón Eliminar.
El sistema te pedirá una confirmación. Haz clic en Sí, eliminar! para confirmar la acción.
Antes de eliminar, ten en cuenta:
La eliminación de un cliente es un proceso irreversible. Una vez confirmes la acción, la información eliminada no podrá ser recuperada.
Por esta razón, te recomendamos asegurarte de que realmente no necesitarás ese registro en el futuro (por ejemplo, para consultar historial de compras o facturas asociadas) antes de eliminarlo definitivamente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo recuperar un cliente que eliminé por error? No. La eliminación de un cliente es permanente y no existe una opción de recuperación dentro del sistema. Si tienes dudas sobre si debes eliminar un registro, te recomendamos crear uno nuevo en lugar de eliminar el existente, o contactar a soporte antes de confirmar la eliminación.
¿Qué pasa si no diligencio los campos obligatorios al crear un cliente? El sistema no te permitirá guardar el registro hasta que completes todos los campos marcados con asterisco (*).
¿Puedo editar un cliente aunque ya tenga ventas o facturas asociadas? Sí, puedes editar la información de un cliente en cualquier momento, independientemente de si ya tiene transacciones registradas.
¿Dónde encuentro la lista completa de mis clientes? En Contabilidad → Clientes podrás visualizar todos los clientes que has registrado en el sistema.
Solución de problemas
Problema | Posible causa | Solución |
No puedo guardar el cliente nuevo | Falta diligenciar un campo obligatorio (*) | Revisa el formulario y completa todos los campos marcados con asterisco |
No encuentro al cliente que quiero editar o eliminar | El listado puede tener muchos registros | Usa la barra de búsqueda dentro de Contabilidad → Clientes para ubicarlo más rápido |
Eliminé un cliente por error | La acción ya fue confirmada | No es posible recuperarlo; deberás crear el registro nuevamente con Nuevo |