Configurar correctamente los datos de tu factura o comprobante de venta es clave para que tus documentos cumplan con la normativa vigente y se vean profesionales ante tus clientes. En esta guía aprenderás paso a paso dónde encontrar esta configuración, qué significa cada campo y cómo dejar tu factura lista para imprimir.
¿Qué vas a lograr con esta guía?
Al finalizar este artículo podrás:
Ubicar la sección de configuración de documentos dentro del sistema.
Entender qué información debes diligenciar en cada campo.
Configurar correctamente el tipo de documento, el prefijo y el consecutivo.
Personalizar la impresión de tu factura (logo, notas, plantilla, entre otros).
Guardar los cambios y visualizar una vista previa antes de imprimir.
Recomendación: Te sugerimos diligenciar esta configuración junto a tu contador(a), ya que varios de estos campos están relacionados con requisitos legales y tributarios exigidos por la DIAN.
Requisitos previos
Antes de comenzar, ten a la mano:
Acceso al sistema con un usuario que tenga permisos de Configuración.
Tu resolución de facturación autorizada por la DIAN (si aplica).
El logo de tu negocio en caso de que quieras incluirlo en la factura.
Paso 1: Ingresa a la configuración del documento
Dirígete al menú Configuración.
Selecciona la opción Información del Negocio.
En la nueva ventana, verás varias pestañas. Da clic en la pestaña Documento.
Allí encontrarás todos los campos necesarios para configurar tu factura o comprobante de venta.
Paso 2: Configura el tipo de documento
El campo Tipo de documento determina el nombre que aparecerá impreso en tus facturas POS. Selecciónalo de la lista desplegable según el tipo de tu negocio:
Tipo de documento | ¿Cuándo usarlo? |
Factura o Sistema POS | Si tu negocio es una empresa del Régimen Común o persona jurídica. |
Comprobante | Si tu negocio opera como persona natural. |
Importante: El nombre que selecciones aquí será el que vean tus clientes impreso en cada factura, así que verifica que corresponda correctamente al tipo de tu negocio.
Paso 3: Configura el prefijo
El prefijo depende directamente del tipo de documento que elegiste en el paso anterior:
Si elegiste Factura o Sistema POS: debes ingresar el prefijo autorizado por la DIAN según tu resolución de facturación POS vigente.
Si elegiste Comprobante: significa que tu negocio no está obligado a facturar electrónicamente. En este caso, puedes registrar una letra como prefijo y trabajar con una numeración de resolución ficticia.
Paso 4: Define el número de inicio (consecutivo)
El campo # de inicio indica el número consecutivo con el que comenzarás a emitir tus documentos en el sistema.
Ten en cuenta: Si anteriormente usabas otro sistema de facturación, valida cuál fue el último consecutivo emitido antes de configurar este campo. Esto evita duplicidad o errores al momento de facturar.
Te recomendamos utilizar una nueva resolución y evitar que el prefijo contenga números.
¿Cómo corrijo un consecutivo mal ingresado?
Si ingresaste un consecutivo incorrecto, no basta con cambiar solo el número: también debes modificar el prefijo para que el sistema actualice correctamente la información.
Ejemplo práctico: Si tu prefijo actual es
F, puedes agregar un punto o un guion al final (por ejemploF.oF-) para diferenciarlo del anterior y evitar conflictos en la numeración.
Paso 5: Completa los datos adicionales del documento
Nombre de documento en documento
En este campo se recomienda ingresar el tipo de identificación de tu negocio, como NIT o CC. Este dato se mostrará impreso en la factura junto con el número correspondiente.
Notas
Usa los campos de notas para incluir información relevante que debe aparecer en la impresión de la factura, por ejemplo:
Responsabilidades fiscales del negocio.
Autorización de la resolución POS (fecha, prefijo y numeración).
Tip: Si alguna nota es muy extensa, ingrésala en el campo Nota 3. Así evitas que el diseño de la factura se vea alterado al momento de imprimir.
Plantilla
Selecciona el formato de impresión que usarás:
Tirilla: ideal si usas una impresora térmica POS.
Carta: para impresión en hojas tamaño carta.
Tamaño texto ítems
Desde la lista desplegable, elige el tamaño de letra con el que se imprimirá el texto de los productos en la factura.
Paso 6: Activa las opciones de impresión
En la parte inferior de la ventana encontrarás varias casillas de verificación. Aquí te explicamos qué hace cada una:
Opción | ¿Qué hace? | ¿Se recomienda activarla? |
Mostrar ventana de impresión | Muestra la ventana emergente al finalizar una venta. | Sí, siempre debe estar habilitada. |
Mostrar Logo | Incluye el logo de tu negocio en la factura impresa. | Opcional, según tu preferencia. |
Mostrar total en letras | Muestra el valor total de la factura escrito también en letras. | Opcional. |
Imprimir en otra página | Trabaja junto con "Mostrar ventana de impresión". | Sí, siempre debe estar habilitada. |
Mostrar valor de productos antes de impuesto | Muestra el precio de cada producto sin incluir impuestos. | Opcional, según tus necesidades contables. |
Paso 7: Guarda los cambios
Verifica que todos los campos estén diligenciados correctamente.
Da clic en el botón Guardar cambios.
Si deseas confirmar cómo se verá tu factura antes de imprimir, da clic en Vista Previa.
¡Listo! Tu factura o comprobante de venta ya está configurado y listo para usarse.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no sé si mi negocio debe usar Factura o Comprobante? Esto depende de tu tipo de responsabilidad tributaria. Te recomendamos consultarlo con tu contador(a) para confirmar cuál corresponde a tu negocio.
¿Puedo cambiar el prefijo después de haber facturado? Sí, pero ten en cuenta que si cambias el consecutivo también debes ajustar el prefijo para que el sistema no genere números duplicados.
¿Qué plantilla debo usar si tengo una impresora térmica? Debes seleccionar la opción Tirilla, ya que es el formato compatible con impresoras POS térmicas.
¿Es obligatorio mostrar el logo en la factura? No, es una opción configurable. Puedes activarla o desactivarla según la imagen que quieras dar a tus documentos.
Solución de problemas
Problema | Posible causa | Solución |
La factura no muestra el consecutivo esperado | El prefijo no se modificó al corregir el número de inicio | Ajusta el prefijo (agrega un punto o guion) y vuelve a ingresar el consecutivo correcto |
No aparece la ventana de impresión al vender | La casilla "Mostrar ventana de impresión" está desactivada | Actívala en el Paso 6 y guarda los cambios |
El logo no aparece en la factura impresa | La opción "Mostrar Logo" no está activada | Marca la casilla correspondiente y guarda los cambios |
El texto de la factura se ve muy pequeño o grande | El tamaño configurado en "Tamaño texto ítems" no es el adecuado | Ingresa nuevamente a Configuración → Información del Negocio → Documento y ajusta el tamaño |